82 чел.
13.02.2026
17 мин
KSeF (Krajowy System e-Faktur) – национальная система электронных фактур в Польше. С 2026 года она становится обязательной для бизнеса:
Другими словами, начиная с этих дат предприниматели должны использовать KSeF для электронного обмена фактурами B2B.
Есть исключения: фактуры для физических лиц (B2C) и некоторые специальные случаи временно можно выставлять вне KSeF. Также малый бизнес с оборотом продаж ниже 10 000 zł в месяц может поначалу выписывать счета вне системы.
Однако как только в любом месяце вы превысите порог 10 000 zł продаж, со счета, которым превышен лимит, переходите на KSeF – далее все фактуры только через эту систему. Даже если в последующие месяцы оборот снова снизится, возвращаться к бумажным или вне-KSeF фактурам B2B уже нельзя.
Таким образом, KSeF в ближайшее время коснется практически всех предпринимателей, и важно подготовиться заранее. Подробнее узнать что такое KSeF и как это работает вы можете узнать, изучив нашу статью про KSeF.
Одно из ключевых действий – предоставить доступ к KSeF Вашей бухгалтерии.
Многие предприниматели сотрудничают с внешними бухгалтерскими фирмами или отдельными бухгалтерами. Чтобы бухгалтерия могла видеть поступающие через KSeF счета и при необходимости выставлять от имени вашей фирмы фактуры, необходимо правильно предоставить бухгалтеру доступ в системе KSeF.
Ниже приводим пошаговые инструкции для разных типов бизнеса и объясняем, какие права предоставить бухгалтеру, а также обсуждаем частые ошибки, которых следует избегать.
Есть вопросы по KSeF?
Для JDG (Jednoosobowa Działalność Gospodarcza, предпринимательство) процедура предоставления доступа к KSeF относительно простая, так как вы действуете как сам налогоплательщик.
Предположим, у вас есть внешний бухгалтер или бухгалтерская фирма, например MIA CONSULT GROUP, которую вы хотите уполномочить работать с вашими счетами в KSeF. Действуйем по шагам ниже.
Войдите в систему KSeF (через сайт правительства или через бизнес-приложение) как владелец JDG и добавьте своего бухгалтера (или бухгалтерскую фирму) в перечень уполномоченных лиц. Для этого в интерфейсе KSeF найдите раздел управления доступом и укажите данные бухгалтера. При добавлении выберите, какие права предоставить — обычно как минимум просмотр входящих и исходящих фактур.
После сохранения этих настроек ваш бухгалтер получит доступ к вашим е-фактурам через свой аккаунт KSeF.
Сертификат KSeF — это специальный электронный ключ, позволяющий внешним программам (например, вашему ПО для выставления фактур) подключаться к системе. Владелец JDG может сгенерировать такой сертификат самостоятельно через интерфейс KSeF. В меню KSeF найдите опцию «Создание нового сертификата». В процессе система предложит задать название сертификата и пароль к нему.
Важно: сертификат может создать только пользователь, обладающий полным доступом в KSeF. В случае JDG вы как владелец уже имеете такие права, поэтому можете выполнить этот шаг лично. Сохраните полученный файл сертификата и не разглашайте пароль от него – он понадобится для настройки интеграции.
После получения файла сертификата войдите в систему выставления фактур, поддерживающую интеграцию с KSeF (например, MIA BIZNES). В настройках найдите раздел интеграции с KSeF и загрузите туда сертификат, введя пароль к нему. Таким образом ваш софт подключится к KSeF: бухгалтерия через программу сможет получать входящие фактуры напрямую.
Примечание: если вы не используете отдельную программу, работать с KSeF можно и через веб-интерфейс на сайте gov.pl, но для Вас удобнее будет именно интегрированное решение.
Убедившись, что бухгалтерия получила доступ и интеграция настроена, можно переходить к фактической работе.
С 1 апреля 2026 года все ваши B2B-фактуры должны отправляться через KSeF. Если нужно, можно по-прежнему предоставить партнеру PDF-версию для удобства, но юридически электронная версия в KSeF будет оригиналом. Также с 1 февраля 2026 бухгалтерия сможет получать входящие фактуры от ваших поставщиков через KSeF, что упростит ввод данных и учет.
KSeF теперь в MIA BIZNES
Выставляйте фактуры в KSeF с приложением MIA BIZNES.
Доступно в Веб, AppStore и Google Play (уже скоро).
Для Sp. z o.o. (Spółka z o.o., аналог ООО) процесс немного сложнее, потому что компания является отдельным юридическим лицом.
Нужно не только добавить бухгалтера, но и сначала назначить человека, который будет представлять компанию в KSeF (например, директора или члена правления), и выдать ему полные права. Выполните следующие шаги.
ZAW-FA – это уведомление, с помощью которого компания регистрирует уполномоченное лицо для работы с KSeF от имени организации. Его нужно подать до начала работы в системе. В заявлении указывается, кого вы уполномачиваете (например, директора). После подачи ZAW-FA выбранное лицо получает базовый доступ к KSeF для вашей компании.
Учтите: для Sp. z o.o. без ZAW-FA вход в KSeF от имени практически фирмы невозможен, поэтому это обязательный первый шаг.
Когда уполномоченное лицо (директор) получит доступ, он заходит в KSeF под учетной записью компании. Далее нужно добавить бухгалтера или бухгалтерскую фирму в список пользователей, допущенных к работе с счетами организации. В интерфейсе KSeF выберите функцию «Передача полномочий» и укажите данные вашей бухгалтерии. Выдайте бухгалтеру необходимые разрешения – обычно право просматривать все входящие и исходящие фактуры.
Сохраните изменения. После этого шага бухгалтерия будет значиться в KSeF как уполномоченная работать с вашими е-фактурами.
Этот шаг часто упускают, но он критически важен. После подачи ZAW-FA директор/представитель фирмы в KSeF имеет не все права по умолчанию.
То, что вы добавили себя через ZAW-FA, еще не означает полного доступа: без дополнительной настройки вы не сможете сами выставлять фактуры и создавать сертификат. Поэтому в разделе управления доступом найдите свою учетную запись (представителя компании) и присвойте ей полный доступ в системе. Полный доступ означает, что данный пользователь может выполнять любые действия: и выставлять фактуры, и просматривать их, и выдавать права другим, и генерировать сертификат.
Обычно полный доступ дают одному или нескольким ответственным лицам внутри компании (директору, члену правления). Убедитесь, что эта настройка сохранена.
Как только у директора/управляющего есть полный доступ, он может сгенерировать сертификат KSeF для интеграции. Процедура аналогична описанной для JDG: через интерфейс KSeF создайте новый сертификат (электронный ключ) для организации.
Важно: создавать сертификат должен именно пользователь с полными правами (например, директор). Задайте имя сертификата и надежный пароль. Скачайте полученный файл. Этот сертификат удостоверяет систему MIA BIZNES или другую программу по выставлению фактур в том, что она имеет право действовать от имени вашей Sp. z o.o.
Далее зайдите в вашу программу для выставления фактур с поддержкой KSeF (например, MIA BIZNES) и загрузите туда полученный сертификат.
В MIA BIZNES это делается через настройки интеграции с KSeF – просто выберите файлы сертификата и введите пароль. После этого ваше программное обеспечение будет соединено с KSeF: бухгалтерия через него сможет обмениваться фактурами с национальной системой автоматически.
Примечание: Если вы пока не используете специализированную программу, сертификат можно применить и через официальный веб-интерфейс KSeF, но для эффективной работы бизнеса лучше использовать интегрированное решение для автоматизации процессов.
После выполнения всех настроек ваша компания готова к электронной фактуризации.
С 1 апреля 2026 года все B2B-счета вашей Sp. z o.o. должны оформляться через KSeF (кроме случаев, прямо исключенных законом). Входящие фактуры от поставщиков будут видны бухгалтерии напрямую в KSeF.
Важно! Не забудьте про обязательство с 1 февраля 2026 года: ваша компания должна быть в состоянии принимать входящие фактуры через KSeF (благодаря настроенной интеграции это условие выполнено). Вы и ваша бухгалтерия можете сосредоточиться на работе, а о технической стороне обмена документами позаботится интегрированная система.
KSeF теперь в MIA BIZNES
Выставляйте фактуры в KSeF с приложением MIA BIZNES.
Доступно в Веб, AppStore и Google Play (уже скоро).
Настройка доступа к KSeF бухгалтеру – задача новая, поэтому неудивительно, что предприниматели совершают некоторые типичные ошибки.
Вот наиболее распространенные из них и рекомендации, как сделать правильно:
Некоторые фирмы (Sp. z o.o.) пытаются сразу зайти в KSeF или выдать права бухгалтеру, не подав сначала форму ZAW-FA. В результате доступ от имени компании не работает.
Решение: если вы представляете юридическое лицо, первым делом официально зарегистрируйте в налоговой уполномоченное лицо через ZAW-FA. Без этого система KSeF просто не «знает» о том, кто может действовать за вашу фирму.
Например, предприниматель отмечает только галочку на просмотр фактур, забыв выдать право на их выставление, и потом удивляется, почему бухгалтер не может отправить фактуру. Бывает и наоборот – дали право выставлять, но не разрешили просмотр, из-за чего бухгалтерия не видит входящие счета.
Решение: внимательно подходите к выбору полномочий. Чаще всего бухгалтеру нужны оба вида прав (и читать, и создавать фактуры). Убедитесь, что в KSeF выставлены все необходимые флажки.
Эта проблема специфична для Sp. z o.o.: после подачи ZAW-FA директор получил доступ, но не присвоил себе полные права через интерфейс KSeF. В итоге ни он, ни кто-либо еще не может выпустить сертификат KSeF, и функциональность системы ограничена.
Решение: всегда проверяйте, что ваш основной пользователь (директор/владелец) в KSeF имеет nadanie pełnych uprawnień – полный доступ. Система должна явно показывать, что у этого пользователя есть все права. Только тогда вы сможете пользоваться всеми возможностями, включая генерацию сертификата и делегирование прав.
Связано с предыдущим пунктом: если пробовать создать сертификат без полного доступа, ничего не выйдет. Некоторые предприниматели поручают бухгалтеру сделать сертификат, не дав ему нужных прав – это тоже приведет к ошибке.
Решение: генерацию сертификата выполняет только пользователь с полными правами. Убедитесь, что выполняете этот шаг сами как владелец. Если все сделано верно, но сертификат все равно не создается, перепроверьте права и данные (например, сертификат нельзя выпустить на другого налогоплательщика — вы должны быть в системе под своей организацией).
С переходом на KSeF предприниматели могут решить, что раз бухгалтер подключился к системе, то им больше не нужно передавать ему никаких документов. Это не совсем так. Да, бухгалтерия будет автоматически получать электронные фактуры (входящие и исходящие) из KSeF.
Есть ряд документов, которые по-прежнему придется отправлять вручную: например, чеки, билеты, квитанции, иностранные инвойсы, счета B2C, банковские выписки, договоры и прочие документы, не попадающие в KSeF. Часто про это забывают, что чревато неполнотой бухгалтерских данных.
Решение: уточните у своего бухгалтера, какие именно документы нужно продолжать передавать. Как правило, все расходы, подтвержденные не электронными фактурами KSeF, вы отправляете ему как и раньше (в бумажном или скан-копиях), а вот KSeF-фактуры дублировать не нужно – бухгалтер их сам там видит.
Переход на KSeF – серьезное изменение в работе бизнеса, но при правильной организации он пройдет гладко и даже принесет пользу. Предоставив вашей бухгалтерии грамотный доступ к KSeF, вы обеспечите своевременный учет и соответствие новым требованиям. Подведем основные советы:
Не откладывайте настройку KSeF-доступа на последнюю неделю марта 2026. Зарегистрируйтесь, выдайте права, создайте сертификат и протестируйте интеграцию заблаговременно. Так у вас будет время исправить возможные ошибки без спешки.
Дайте бухгалтеру только то, что нужно для работы (как минимум просмотр и отправка фактур). Полные права оставьте себе, чтобы контролировать критические функции. При малейших сомнениях лучше переспросить или посмотреть официальную инструкцию, чем предоставить лишний доступ.
Работа через веб-портал KSeF возможна, но интеграция с учетной системой (например, MIA BIZNES) значительно повышает эффективность. Она позволяет автоматически обмениваться счетами с KSeF, минимизируя ручной труд и ошибки. Рассмотрите внедрение такого решения, если еще этого не сделали.
Убедитесь, что ваш бухгалтер знаком с новой системой, понимает свои права и обязанности. Попробуйте вместе провести тест: выписать пробную фактуру через KSeF, получить пробный счет от поставщика. Это выявит проблемы (если они есть) до наступления обязательного периода.
В итоге, KSeF – это шаг к цифровизации и прозрачности.
Предпринимателям важно не только соответствовать требованиям (что обязательно с 2026 года), но и использовать возможности системы с выгодой для бизнеса. Правильно распределенные права доступа и хорошее сотрудничество с бухгалтерией помогут сделать переход на электронные фактуры максимально безболезненным и эффективным.
Ваш бизнес будет отвечать всем новым нормативам, а вы и ваша бухгалтерия сэкономите время на обработке документов и избегнете ошибок, связанных с ручным вводом данных.
Приложение MIA BIZNES
Скачайте приложение и управляйте бизнесом удобно. Не пропустите важные для вас события. Все функции под рукой в одном приложении.
Доступно в Веб, AppStore и Google Play (уже скоро).
26.05.2025
8 мин
30.06.2025
6 мин
Станьте нашим клиентом.
Мы сделаем все возможное, чтобы помочь вам сосредоточиться на развитии бизнеса, оставив нашей команде заботу об открытии бизнеса, бухгалтерских, кадровых и налоговых вопросах.
Отправьте свой запрос через контактную форму, и мы ответим вам как можно скорее.
