Все JDG KSeF Бизнес Бухгалтерия Легализация в Польше Налоги Отчетность Работа в Польше

Как выставлять фактуры при сбое KSeF

Владислав Лапин

Ведущий консультант MIA CONSULT GROUP

63 чел.

15.02.2026

20 мин

Просмотрено: 63 чел.

KSeF awaryjny: как выставлять фактуры и как их дозагружать

Что такое офлайн-режим KSeF и когда он применяется?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) – это Национальная система электронных фактур в Польше, которая при обязательном использовании требует выставлять и регистрировать фактуры онлайн, в режиме реального времени.

Однако законодательно предусмотрены особые офлайн-режимы на случай технических сбоев или недоступности системы. Офлайн-режим (tryb offline) позволяет временно выставлять фактуры вне системы KSeF, если она официально недоступна (например, во время плановых технических работ на серверах Министерства финансов).

Аварийный режим (tryb awaryjny) вступает в силу при непредвиденной аварии KSeF – когда система выходит из строя внезапно и Министерство финансов публикует об этом официальное сообщение. В обоих случаях суть одна: вы можете оформить электронную фактуру без немедленной отправки в KSeF, а передать ее в систему позже, когда она заработает, соблюдая установленные сроки.

Важно понимать, на каких условиях можно применять офлайн-режим. Правила использования закреплены в законодательстве с 1 февраля 2026 года.

Прежде всего, такой режим допустим только при подтвержденной недоступности KSeF. Это означает, что Министерство финансов объявило о сбое – например, через официальный коммуникационный канал (портал BIP MF или уведомление в интегрированном ПО).

Если же система KSeF работает штатно, а проблемы возникли на вашей стороне (например, временно нет интернета или сбой вашего программного обеспечения), такие случаи формально не считаются аварией KSeF. Тем не менее, для них предусмотрен специальный режим offline24: вы все равно можете выставить фактуру и не отправлять ее мгновенно, но обязаны загрузить документ в KSeF не позднее следующего рабочего дня после его оформления.

Иначе говоря, offline24 – это офлайн-режим для частных технических проблем у пользователя, тогда как режим offline/awaryjny – для случаев, когда недоступен сам сервис KSeF (как планово, так и аварийно).

Есть вопросы по KSeF?

Закажите онлайн консультацию бухгалтера и получите всю необходимую информацию!

Заказать консультацию

Правильное оформление фактуры если KSeF недоступен

Когда система e-фактур временно не работает, важно знать, как правильно выставить фактуру в офлайн-режиме, чтобы затем без проблем внести его в KSeF.

Ниже перечислены основные требования и шаги:

1. Электронная структура фактуры.

Даже офлайн, фактура должна быть создана в электронном виде и соответствовать утвержденной структуре (с 1 февраля 2026 года актуален формат FA(3)). Проще говоря, вы выставляете фактуру с помощью вашей программы или другого сертифицированного софта, формируя стандартный структурированный файл (XML) с необходимыми полями. Не допускается в период сбоя переходить на бумажные способы – документ все равно должен быть электронным, просто пока не отправляется в KSeF.

2. Специальные QR-коды на документе.

Фактура, выставленная в режиме offline/awaryjny, обязательно помечается двумя QR-кодами:

Первый QR-код (с пометкой OFFLINE) предназначен для последующего доступа к этой фактуре в системе KSeF и проверки ее содержимого.
Второй QR-код (с пометкой CERTYFIKAT) подтверждает подлинность и личность выставителя счета.

Эти коды обычно генерируются автоматически вашим программным обеспечением при оформлении счета в офлайн-режиме – для этого потребуется специальный сертификат KSeF (типа 2), который используется для цифровой подписи офлайн-фактур. В результате на распечатанном счете или PDF-файле, который вы выдаете клиенту, будут два машиночитаемых кода: один связан с данными фактуры, второй – с вашим сертификатом.

Это служит гарантией, что документ действителен и будет зарегистрирован.

3. Выдача фактуры покупателю.

Поскольку во время сбоя покупатель не может получить электронную фактуру через KSeF, поставщик обязан предоставить ему документ альтернативным способом. Как именно – зависит от типа клиента и договоренностей: это может быть отправка PDF-файла по электронной почте, предоставление распечатанного экземпляра или даже формирование отдельного “подтверждения транзакции”.

Например, если ваш покупатель – польская компания с NIP, которая в обычной ситуации получила бы e-фактуру напрямую из KSeF, то при офлайн-режиме вы можете вручить ей подтверждение сделки с двумя QR-кодами вместо самой фактуры (сама фактура поступит клиенту в KSeF после загрузки).

Если же покупатель – иностранное лицо, потребитель либо другой субъект, не имеющий доступа к KSeF, то фактуру нужно передать ему непосредственно (в согласованной форме, например электронным документом или на бумаге), и этот документ должен содержать оба упомянутых QR-кода.

Таким образом, бизнес-процесс продажи не останавливается: клиент получает свой счет, а вы фиксируете его в электронном виде для последующей регистрации.

4. Хранение черновика для KSeF.

Все офлайн-выписанные фактуры должны быть сохранены в вашей системе как ожидающие отправки. Рекомендуется их пометить или сгруппировать, чтобы не пропустить при дальнейшей дозагрузке.

Помните, что пока документ не загружен в KSeF, ему не присвоен номер KSeF (уникальный идентификатор). Номер появится только после успешной передачи и обработки системой. До этого момента дата выставления фактуры указывается та, что прописана вами на самом документе (поле даты фактуры), и она сохраняет свое значение при последующей регистрации.

Если вдруг понадобится оформить исправление или корректировку по такой фактуре, учтите: по правилам, корректирующую фактуру к офлайн-документу можно выставить только после того, как исходной фактуре будет присвоен номер KSeF. Иными словами, сначала дозагрузите оригинал, дождитесь его регистрации, и лишь потом оформляйте корректировку к нему, чтобы не нарушить учет.

Пошаговая инструкция: выставление фактуры в режиме offline/awaryjny

Как действовать, если KSeF временно недоступен?

Ниже приведена пошаговая схема оформления счета-фактуры в период сбоя системы:

Убедитесь в статусе системы. Прежде всего, подтвердите, что проблема именно на стороне KSeF. Если Министерство финансов объявило о недоступности (например, вы получили официальное уведомление, либо на портале KSeF опубликовано сообщение о технических работах/аварии), можно переходить к работе офлайн. Если же никаких объявлений нет, а вы не можете отправить фактуру, возможно, сбой локальный – тогда тоже можно оформить документ офлайн, но действовать придется в рамках сценария offline24 (с кратким сроком дозагрузки, о чем ниже).
Выставите электронную фактуру в своем ПО. Создайте фактуру как обычно, заполните все необходимые данные продажи. При этом включите офлайн-режим в вашем софте для выписки счетов (как правило, современные программы интегрированы с KSeF и имеют опцию автоматического перехода в режим offline, когда отправка в систему невозможна). Программа должна сохранить документ в требуемом формате (структура FA(3)) и отметить его как не отправленный в KSeF (черновик для последующей отправки). Убедитесь, что дата выставления фактуры указана корректно – она не изменится при дальнейшем внесении в реестр.
Проверьте наличие QR-кодов. После оформления счета проверьте визуальное представление (на экране или в PDF). На документе должны автоматически появиться два QR-кода с соответствующими подписями (“OFFLINE” и “CERTYFIKAT”). Эти коды можно отсканировать для проверки: первый позволит убедиться, что содержимое счета сможет быть проверено через KSeF, второй подтверждает вашу электронную подпись/сертификат. Если QR-коды не сформировались, убедитесь, что у вас подключен нужный сертификат KSeF и что вы используете актуальную версию программы – отсутствие QR-кодов может означать, что документ не соответствует требованиям офлайн-режима.
Передайте документ покупателю. Не откладывайте выдачу счета клиенту до восстановления KSeF – это может нарушить сроки оплаты и обязательства по сделке. Передайте фактуру покупателю напрямую, в бумажной или электронной форме. Для большинства случаев удобнее всего отправить PDF-файл по электронной почте. На этом PDF должны быть видны оба QR-кода. Если покупатель – ваш постоянный B2B-партнер в Польше, вы можете согласовать с ним формат “подтверждения транзакции” вместо полной копии счета: такой документ содержит основные реквизиты продажи и те же QR-коды, подтверждающие, что фактура будет зарегистрирована в KSeF. В любом случае клиент должен получить либо сам счет, либо официальное подтверждение, что фактура создана и вскоре будет доступна через государственную систему.
Зафиксируйте фактуру для дальнейшей загрузки. После выдачи покупателю, убедитесь, что ваша система учета сохранила копию выставленного документа. Присвойте ему внутренний номер (если это еще не сделано) и отметьте, что он ожидает отправки в KSeF. Рекомендуется вести список или реестр всех офлайн-фактур, выставленных в период сбоя – это упростит контроль при восстановлении работы сервиса.

Помните: ответственность за последующую передачу счетов в государственную систему лежит на вас как на продавце, поэтому нельзя полагаться на память или случай. Все офлайн-документы должны быть учтены для дозагрузки.

Дозагрузка фактур в KSeF после восстановления системы

После того как система KSeF снова начала функционировать, наступает не менее важный этап – дозагрузка (отправка) ранее выставленных офлайн-фактур в систему. Делать это нужно оперативно и в соответствии с установленными сроками. Вот как правильно провести дозагрузку:

Отслеживайте момент восстановления KSeF. Министерство финансов объявит о том, что сервис снова доступен (через тот же канал, где сообщалось о сбое – например, на портале или в интерфейсе программы). Как только поступила информация, что KSeF работает, планируйте отправку документов. Желательно не тянуть: систему могут включить, например, вечером или ночью, но уже на следующий рабочий день вам следует выполнить передачу счетов, если регламент требует отправки на следующий день. В случае крупной аварии, когда дается больше времени, все равно рекомендуется не ждать последнего момента, а загрузить файлы заранее, как только убедились, że канал связи устойчивый.
Подготовьте счета к отправке. Войдите в свою учетную программу и найдите все фактуры, отмеченные как выставленные офлайн и ожидающие отправки. Проверьте еще раз данные каждой фактуры (на этапе подготовки к отправке можно убедиться, что ничего не было исправлено постфактум и что файл соответствует требуемому формату).
Отправьте офлайн-фактуры в KSeF. Запустите процедуру передачи – это может быть автоматическая синхронизация через API или ручная выгрузка файлов на портал KSeF (в случае если вы не используете интегрированную программу). Система KSeF примет каждую фактуру и присвоит ей уникальный идентификатор (номер KSeF) с отметкой времени приема. Очень важно уложиться в положенный срок передачи (о сроках см. ниже). Например, если недоступность была плановой и короткой, фактуры должны попасть в KSeF не позже следующего рабочего дня после окончания периода сбоя. Если же вы работали в аварийном режиме при серьезной неисправности KSeF, у вас может быть до 7 рабочих дней на дозагрузку – но это крайний срок, а не рекомендация выжидать. Чем раньше вы отправите счета, тем лучше: вы выполнили обязательство, а покупатели (если это предприниматели в Польше) смогут увидеть документы в KSeF и провести их у себя.
Проверьте результаты и присвоенные номера. После отправки убедитесь, что каждая фактура успешно зарегистрирована. Ваша программа должна отобразить статус (например, принято, номер KSeF присвоен) или предоставить квитанцию от системы. Каждый загруженный документ получает номер KSeF – его можно увидеть либо в ответном сообщении, либо при просмотре фактуры через интерфейс. Запишите или сохраните эти номера в учете, особенно если нужно будет ссылаться на них при общении с контрагентами или в налоговых отчетах. Как правило, покупателям с польским NIP номер не нужно сообщать вручную – они сами увидят документ в своем доступе к KSeF. Но если вы ранее выдали подтверждение транзакции и там был указан, к примеру, временный номер или QR-код, покупатель может проверить соответствие при появлении фактуры с окончательным номером.
Исправьте ошибки при необходимости. В некоторых случаях отправка может завершиться неудачно (например, если в документе были ошибки, которые система выявила при приеме). KSeF вернет вам komunikat указав причину. Такие счета считаются неподанными – их нужно оперативно откорректировать и снова отправить. Имейте в виду, срок дозагрузки все равно ограничен: если, к примеру, вы отправили на 6-й день, получили ошибку, то на исправление у вас остается очень мало времени. Поэтому старайтесь отправить все офлайн-документы сразу после восстановления KSeF – тогда даже при обнаружении ошибки будет запас времени все поправить. После успешной повторной отправки убедитесь, что фактура наконец принята системой. В дальнейшем такие случаи ошибок лучше проанализировать, чтобы избежать их при оформлении документов офлайн (типичные проблемы – несоответствие структуре, неправильные суммы, отсутствие обязательных полей и т.д., которые проще предупредить, чем потом решать в последний момент).

Сроки загрузки и ответственность налогоплательщика

Соблюдение сроков – ключевой момент при работе с режимом KSeF offline/awaryjny. Закон устанавливает четкие рамки, в которые вы обязаны уложиться, дозагружая фактуры после сбоя:

Если имела место кратковременная недоступность KSeF (например, плановое техническое обслуживание или небольшой сбой), все фактуры, выставленные в этот период, нужно отправить в систему не позднее следующего рабочего дня после возобновления работы KSeF. По сути, уже на следующий день система должна получить ваши документы, чтобы присвоить им официальные номера.
Если произошла официально объявленная авария KSeF (серьезный сбой, подтвержденный Министерством), то включается особый аварийный режим. В этом случае закон дает вам больше времени: до 7 рабочих дней с даты устранения аварии на передачу накопившихся счетов. Это сделано с пониманием того, что после длительного простоя у компаний может скопиться много документов, и требуется время на их отправку. Тем не менее 7 дней – это максимальный срок, а не норма: при возможности старайтесь загрузить все намного раньше, не откладывая на последнюю минуту.
Есть и исключительный сценарий – так называемая полная авария KSeF. Он подразумевает чрезвычайные обстоятельства (например, масштабный сбой инфраструктуры или угроза безопасности страны), когда государство объявляет о недоступности системы через средства массовой информации (поскольку даже стандартные каналы могут быть нарушены). В таком случае фактуры, выставленные во время полной аварии, вообще не подлежат позже загрузке в KSeF. Позволяется оформить их в простой электронном или даже бумажном виде и передать покупателям привычными способами – требования применять формат FA(3) и регистрировать в системе временно не действует. Однако этот сценарий сугубо чрезвычайный и в практике бизнеса встречается крайне редко. Если он случится, власти дадут отдельные разъяснения. В обычной же ситуации, скорее всего, речь идет о первых двух вариантах – краткий плановый офлайн либо аварийный режим на несколько дней.

Важно! Ответственность за своевременную дозагрузку офлайн-фактур несет владелец бизнеса (продавец), который выставил документ.

Нельзя рассчитывать, что система сама узнает о ваших счетах – только вы инициируете их передачу. Если пропустить установленные сроки, последствия могут быть неблагоприятными.

Во-первых, нарушение сроков фактически означает, что вы не выполнили обязанность по выставлению структурированной фактуры в требуемом порядке. Такая фактура может рассматриваться как невыставленная должным образом.

Во-вторых, покупатель (в случае B2B) не увидит вовремя документ в KSeF, что может создать проблемы с его налоговым учетом (например, отсрочить возможность отнесения VAT к вычету, пока счет не появится в системе). То есть страдают оба участника сделки, но ответственность за это лежит на продавце.

Возможные последствия несвоевременной загрузки

В начальный период внедрения KSeF бизнес сталкивается с новым технологическим укладом. Поэтому на 2026 год в Польше введен своего рода переходный период без штрафов – за ненамеренные нарушения, связанные с электронными фактурами, финансоские санкции пока не применяются. Например, если вы в 2026 году забыли вовремя дозагрузить счет или сделали это с опозданием, налоговые органы с высокой вероятностью не наложат штраф автоматически, ограничиваясь przypomnieniem (напоминанием) или пояснительной работой. Эта мягкость подтверждена представителями Министерства финансов: первый год обязателен для освоения системы без штрафных стрессов.

Однако рассчитывать на отсутствие штрафов в будущем не стоит. Уже с 1 января 2027 года вступят в силу положения о финансовых санкциях за несоблюдение требований KSeF. Нарушения включают в себя, среди прочего, несвоевременную отправку фактуры в систему или вообще неотправку (то есть фактическое выставление счета вне KSeF, когда он уже должен был там быть). Штрафы предполагаются весьма существенные: до 100% суммы VAT, указанного в фактуре, – если документ был вне KSeF без уважительной причины. Для счетов, не содержащих VAT (например, операция освобождена), санкция может достигать 18,7% от общей брутто-суммы по счету. Окончательный размер штрафа будет определять налоговый орган, исходя из характера и длительности нарушения, и выписанное постановление необходимо будет оплатить в течение 14 дней.

Такие меры призваны стимулировать дисциплину: государство хочет гарантировать, что каждый фактура, даже оформленный при сбое, в итоге попадет в центральный реестр.

Кроме прямых штрафов, есть и другие риски несвоевременной загрузки. Ваши действия (или бездействие) могут привлечь внимание налоговых органов, что чревато проверками. Если обнаружится систематическое игнорирование правил (например, вы регулярно не досылаете офлайн-фактуры, ссылаясь на бесконечные проблемы), это может быть квалифицировано как умышленное нарушение налоговой дисциплины. В итоге ваша компания рискует получить внеплановый аудит, доначисление налоговых обязательств или другие правовые последствия. Также, в отсутствие фактуры в KSeF, контрагент может потребовать у вас объяснений или дублирующих документов, что бьет по вашей репутации как надежного партнера.

Подведем итог: офлайн-режим KSeF – полезный механизм, позволяющий бизнесу не прерывать выставление счетов при сбоях системы. Но пользоваться им нужно грамотно: строго соблюдать правила оформления (электронный формат, QR-коды) и не пропустить момент загрузки счетов в систему после восстановления связи. Соблюдение сроков – зона вашей ответственности. Если действовать в соответствии с требованиями, никаких негативных последствий для бизнеса не будет: фактуры получат свои номера, покупатели – свои документы, а вы – спокойствие и соблюдение закона. Если же допустить халатность, в будущем это может дорого обойтись.

Приложение MIA BIZNES

Скачайте приложение и управляйте бизнесом удобно. Не пропустите важные для вас события. Все функции под рукой в одном приложении.

Доступно в Веб, AppStore и Google Play (уже скоро).