56 чел.
20.02.2026
11 мин
KSeF (Krajowy System e-Faktur) – это национальная система электронных фактур в Польше, предназначенная для обязательной выдачи и получения структурированных фактур в электронном виде. Несмотря на то, что с 2026 года большинство B2B-фактур будет проходить через KSeF, ряд документов не попадает в эту систему. Эти документы по-прежнему нужно предоставлять своему бухгалтеру для учета и отчетности.
В данной статье рассмотрим основные категории таких документов, структурируя материал по типам документов – от импортных счетов до кассовых чеков и выписок.
Если ваша компания получает счета-фактуры от иностранных поставщиков (за товары или услуги из-за границы), такие документы не передаются через KSeF. Иностранные контрагенты, не зарегистрированные в Польше, не обязаны работать в польской системе e-фактур. То есть счета за импорт (как из стран ЕС, так и из третьих стран) не появляются автоматически в KSeF.
Кроме самих фактур от зарубежных партнеров, при импорте товаров у вас будут таможенные декларации и документы (например, таможенная декларация PZC, известная ранее как SAD). Эти документы фиксируют стоимость товаров и начисленные таможенные пошлины и VAT на импорт. Поскольку таможенные декларации не являются фактурой, они также не загружаются в KSeF.
Что делать предпринимателю? — Все импортные фактуры и сопутствующие таможенные документы необходимо передать бухгалтеру.
Бухгалтер учтёт их при расчёте расходов компании, а также для правильного начисления импортного VAT и пошлин.
Имейте ввиду: даже когда KSeF полностью внедрён, затраты на импорт и связанные налоги отражаются только на основании полученных от вас документов, поэтому своевременно предоставляйте их в бухгалтерию.
Есть вопросы по KSeF?
Многие компании работают с кассовыми аппаратами, выдавая клиентам фискальные чеки (кассовые чеки). Такие чеки не являются счётом-фактурой и не передаются в систему KSeF. Это означает, что если вы получили расходный кассовый чек (например, за покупку канцелярии или топлива для фирмы) или выдали чек клиенту при продаже, данные эти операции не появятся в KSeF автоматически.
Стоит отметить, что в Польше некоторые кассовые чеки могут выступать в роли упрощённой фактуры – это чек с указанием NIP покупателя на сумму до 450 PLN.
Однако даже такие упрощённые фактуры временно освобождены от передачи в KSeF (до конца 2026 года). Полное обязательство передавать их через систему наступит только с 2027 года.
Поэтому в 2026 году и ранее все кассовые чеки (в том числе с NIP до 450 PLN) вы вручаете бухгалтеру лично, как и раньше, для включения в учёт.
Не забывайте также передавать бухгалтеру ежедневные или месячные отчёты с кассы, если у вас есть кассовый аппарат – они нужны для проверки выручки по чекам, которая не видна через KSeF.
Банковская выписка – один из ключевых документов для бухгалтера, хотя она и не связана напрямую с системой электронных фактур. Выписки с банковских счетов не загружаются в KSeF, ведь KSeF оперирует только фактурами и эквивалентными налоговыми документами, а не движением денежных средств на счетах. Тем не менее, для полного учёта операций бухгалтерии необходимы ваши выписки по расчетному счету за каждый месяц.
Банковская выписка отражает все поступления и списания денег: оплату от ваших клиентов за выставленные счёта, аренду, заработную плату, налоги, закупки и прочие транзакции. Бухгалтер сопоставляет данные выписки с фактурами и другими документами. Например, если клиент вам заплатил, то в выписке будет приход, а соответствующая фактура может быть в KSeF – бухгалтеру надо связать эти два события. Или, к примеру, списаны средства за банковскую комиссию или процент по кредиту – такие расходы подтверждаются только выпиской, так как фактуры на банковские услуги могут отсутствовать (многие финансовые услуги освобождены от VAT и формальной фактуры).
Что передать бухгалтеру: обычно предприниматель получает ежемесячные (а иногда и ежедневные) выписки из банка по каждому счёту. Их необходимо передавать в бухгалтерию регулярно. Также, если у вас есть платёжные поручения, подтверждения платежей, квитанции об оплате налогов или взносов, которые не оформляются счётом-фактурой, их тоже следует отдавать бухгалтеру. Эти документы помогут отследить все движения денежных средств и правильно отразить их в учёте. Без выписок бухгалтер не сможет сверить оплату счетов и расчёты с контрагентами, даже если все ваши продажи и покупки оформлены счетами в KSeF.
Приложение MIA BIZNES
Скачайте приложение и управляйте бизнесом удобно. Не пропустите важные для вас события. Все функции под рукой в одном приложении.
Доступно в Веб, AppStore и Google Play (уже скоро).
Если ваш бизнес продаёт товары или услуги частным лицам (не предпринимателям), вы можете выдавать им обычные бумажные или электронные счета-фактуры (по желанию клиента). Такие счета-фактуры B2C не обязаны регистрироваться в KSeF. Закон освобождает фактуры для физических лиц, не ведущих działalność gospodarczą, от обязательного электронного документооборота. В результате продажи конечным потребителям (B2C) могут продолжать оформляться вне KSeF — например, через кассовый чек или выдачей фактуры на email клиенту.
Важно понять, что хотя B2C-фактуры могут не проходить через KSeF, это не значит, что их не нужно показывать бухгалтеру. В случае реализации товаров/услуг населению ваш бухгалтер все равно должен отразить эту выручку в книгах. Обычно для продаж B2C бухгалтерия опирается либо на отчёты кассового аппарата (если пробивались чеки), либо на копии выписанных фактур физическим лицам. Поэтому, если вы оформляете фактуру на имя частного клиента, передайте её копию бухгалтеру. Бухгалтер учтет доход от этой продажи и, при необходимости, VAT с этой операции.
Таким образом, документы по продажам B2C остаются на вашей ответственности – они не появляются автоматически в базе, и бухгалтерия ждет от вас либо отчетов по кассе, либо экземпляров таких счетов. Даже в условиях KSeF, где B2B-документооборот автоматизирован, сегмент B2C требует старого подхода: предоставления документов вручную для учета.
В бизнесе встречаются ситуации, когда вы сотрудничаете с контрагентами, не зарегистрированными как плательщики VAT (например, малые фирмы на освобождении от VAT или частные специалисты). Такие поставщики не выставляют стандартные счёта-фактуры по VAT, вместо этого они могут предоставлять расчётные квитанции или счета (rachunek). Поскольку это не налоговая фактура в понимании закона о VAT, KSeF их не охватывает.
Отдельно стоит упомянуть билеты и квитанции, которые по законодательству считаются счетами для целей VAT. Например, билеты на платные дороги, парковки, проезд на поезде или самолёте зачастую сами выступают в роли фактуры (содержат VAT и необходимые реквизиты). Такие билеты и проездные квитанции не передаются через KSeF, так как формально это разовые билеты, приравненные к счету-фактуре. Тем не менее, для бухгалтерского учета их нужно сохранить и отдать бухгалтеру, чтобы подтвердить командировочные расходы или другие затраты фирмы.
Есть вопросы по KSeF?
Помимо собственно фактур, в деятельности предприятия существует много операционных документов, сопровождающих сделки. Они не являются VAT-фактурами и поэтому не загружаются в KSeF. К таким документам относятся, например:
Все перечисленные документы играют вспомогательную роль и не подпадают под определение счёта-фактуры, поэтому остаются вне системы KSeF. Тем не менее, бухгалтерия продолжает работать с ними вручную.
Договоры и заявки могут понадобиться для внутренней отчетности или аудита.
Важно: даже после перехода на KSeF бухгалтеру нужен полный пакет первичных документов. Как отмечают эксперты, бухгалтерские отделы должны сохранить альтернативные каналы получения документов вне KSeF. Поэтому убедитесь, что вы по-прежнему передаете в бухгалтерию все документы, не идущие через KSeF, будь то бумажные оригиналы, сканы или PDF-файлы.
Внедрение KSeF существенно изменяет работу с фактурами, делая их электронными и доступными налоговым органам в режиме реального времени. Однако KSeF охватывает не все типы документов, возникающих в бизнесе. Предпринимателям важно помнить, что ряд документов по-прежнему требует передачи бухгалтеру вручную – иначе эти операции просто не попадут в ваши бухгалтерские книги и налоговую отчетность.
Подытожим: импортные фактуры, таможенные декларации, расходные кассовые чеки, банковские выписки, документы по продажам B2C, а также внутренние накладные, акты и прочие не-фактурные документы – все они НЕ загружаются в KSeF автоматически. Поэтому нужно наладить внутренний процесс, чтобы никакой документ не потерялся: регулярно собирайте такие бумаги и отправляйте их своему бухгалтеру (или загружайте в вашу бухгалтерскую систему вручную). Это позволит обеспечить полноту учета и избежать проблем с отчетностью. Помните, что успешное ведение бизнеса в эпоху KSeF – это не только электронные фактуры, но и внимательное обращение со всеми остальными документами, необходимыми для вашего учета.
Приложение MIA BIZNES
Скачайте приложение и управляйте бизнесом удобно. Не пропустите важные для вас события. Все функции под рукой в одном приложении.
Доступно в Веб, AppStore и Google Play (уже скоро).
26.05.2025
8 мин
30.06.2025
6 мин
Станьте нашим клиентом.
Мы сделаем все возможное, чтобы помочь вам сосредоточиться на развитии бизнеса, оставив нашей команде заботу об открытии бизнеса, бухгалтерских, кадровых и налоговых вопросах.
Отправьте свой запрос через контактную форму, и мы ответим вам как можно скорее.
