KSeF: Внедрение KSeF в компании за 7 дней

В оставшиеся несколько дней недели нужно настроить практическую работу с системой. После формальностей наступает этап интеграции KSeF в ваши бизнес-процессы. Выполните следующие шаги:

• Выберите программное обеспечение для работы с фактурами. Решите, как именно вы будете выставлять фактуры через KSeF на практике. Есть два основных пути: 1) Воспользоваться бесплатными инструментами от Министерства финансов. К ним относится веб-приложение KSeF (т.н. Aplikacja Podatnika KSeF) – вы можете вручную вводить данные фактуры прямо в браузере и отправлять ее в систему. Также для индивидуальных предпринимателей доступно приложение e-Mikrofirma, встроенное в e-Urząd Skarbowy, которое упрощает выставление фактур онлайн. Эти варианты хороши для малого бизнеса с небольшим количеством документов: они не требуют покупки или установки сложного ПО – нужен только доступ в интернет и ваш доверенный профиль для входа. 2) Использовать коммерческое программное обеспечение, например, MIA BIZNES, интегрированное с KSeF. Многие бухгалтерские программы и сервисы выставления счетов уже адаптированы под KSeF.
• Создайте пробную электронную фактуру. Протестируйте процесс выставления фактуры через выбранное вами решение. В веб-приложении KSeF это можно сделать в демо-режиме (тренировочная версия системы) либо сразу в рабочем режиме на небольшом примере. Попробуйте выписать фактуру на незначительную сумму своему контрагенту либо фиктивному покупателю, чтобы проверить весь путь. Заполните в форме все необходимые реквизиты (KSeF сам подскажет структуру: данные продавца и покупателя, список товаров/услуг, сумма VAT и т.д.). Затем отправьте эту фактуру через систему. Убедитесь, что она успешно зарегистрирована в KSeF: каждому документу присваивается уникальный идентификационный номер, а система отобразит подтверждение получения фактуры налоговой системой (по сути, это отметка, что фактура дошла до адресата). Если вы увидели подтверждение – значит, ваш первый электронный документ прошел! На стороне покупателя (если это ваш реальный контрагент) фактура станет доступна в их кабинете KSeF. На этом этапе вы фактически уже пользуетесь KSeF в работе.
• Настройте получение входящих фактур. Теперь важно не только отправлять, но и получать фактуры через KSeF от ваших поставщиков. Если у вас есть контрагенты, которые уже работают в системе, попросите их отправить вам фактуру через KSeF или просто ожидайте регулярные документы в новом формате. Зайдите в свой аккаунт KSeF и проверьте раздел входящих фактур: там должны отображаться все счета, выставленные вам через систему. Продумайте внутренний процесс: кто и как будет отслеживать новые поступления. Например, решите, что будете заходить в KSeF каждое утро и просматривать новые входящие документы (либо настроите уведомления, если такая функция поддерживается).
• Обучите сотрудников и обновите процессы. Если вы не единственный, кто занимается счетами, посвятите время обучению вашей команды. Объясните сотрудникам (бухгалтеру, менеджеру по продажам и т.д.), как теперь создаются фактуры и где их искать. Покажите им интерфейс KSeF, пусть они тоже потренируются создавать или скачивать фактуры. Распределите роли: например, ответственным за выписку фактур назначьте конкретного сотрудника, а за проверку входящих – бухгалтера. Обновите ваши внутренние инструкции по документообороту: теперь все продажи оформляются фактурой через KSeF, и копии для клиента предоставляются по запросу. Кстати, для удобства клиентов вы все еще можете отправлять им дубликаты фактур (например, PDF-файл по почте), особенно если среди ваших контрагентов есть иностранные компании или физические лица. Однако подчеркните для себя и сотрудников, что юридически значимой является именно электронная фактура в системе KSeF.
• Готовьтесь работать только в KSeF. К концу недели проверьте, что все необходимое сделано: ваша компания зарегистрирована, доступ в систему есть у ответственных лиц, программа или способ выставления фактур выбран и настроен, тестовые операции выполнены успешно. С этого момента старайтесь все новые фактуры выписывать исключительно через KSeF. Даже если закон еще допускает параллельное использование старых методов до наступления вашей обязательной даты, тренируйтесь работать в новой системе – так вы войдете в ритм и избежите штрафов в будущем. Следите за новостями от Министерства финансов: иногда появляются обновления или дополнительные разъяснения по работе KSeF (власти проводят вебинары, публикуют инструкции – это может быть полезно). Но основы уже заложены: вы перевели ваш бизнес на электронные фактуры!